6 błędów wideorozmów, które psują Twój wizerunek lidera
W 2020 roku ludzie na całym świecie, od najmłodszych uczniów po najbardziej doświadczonych prezesów firm, byli zmuszeni przystosować się do nowego środowiska pracy. Sytuacja była poważna, ale uświadomiła nam też wartość pracy zdalnej. Chociaż widmo tych mrocznych czasów jest już w większości za nami, to nowo odkryte uznanie dla komunikacji zdalnej pozostało, a wraz z nim – nowe wyzwania.
W ciągu ostatnich kilku lat tysiące liderów na całym świecie próbowało zdalnie zarządzać swoimi zespołami, a wideokonferencje stały się standardem w wielu firmach. Jednak wielu profesjonalistów nadal korzysta z tej technologii w niewłaściwy sposób, co niepotrzebnie osłabia ich wizerunek lidera.
Cytując Avery Blank w artykule dla Forbesa (kliknij tutaj!): „Jeśli chcesz, by ludzie postrzegali cię jako lidera, musisz wyglądać jak lider”.
Najczęstsze błędy
Zoom wciąż jest jedną z najpopularniejszych platform do prowadzenia wideokonferencji. Niezależnie jednak od tego, czy korzystasz z niego, MS Teams, Skype czy Google Meet, powinieneś wystrzegać się pewnych typowych błędów, które natychmiast stawiają Cię w niekorzystnym świetle podczas wideorozmów. Jak chcesz sprawić, by Twoje opinie zostały wysłuchane, jeśli Twój mikrofon nie działa, i jak chcesz przodować w rozmowie, jeśli pokój za Tobą wygląda niechlujnie?
Zainspirowani wyżej wspomnianym artykułem z Forbesa, postanowiliśmy przedstawić rozszerzoną wersję ich listy najczęstszych błędów popełnianych przez profesjonalistów podczas komunikacji zdalnej, zaczynając od tych popełnianych jeszcze przed kliknięciem „Dołącz”.
1. Problemy techniczne
Niektórych usterek nie da się przewidzieć i w razie sytuacji awaryjnej można w najlepszym przypadku wezwać kogoś z zespołu IT (jeśli jest dostępny) albo wykorzystać własną wiedzę techniczną, aby naprawić problem, który pojawił się znienacka. Jako że aktualnie tak duża część naszej komunikacji odbywa się zdalnie, konieczne jest nabycie biegłości w obsłudze komputera, która wykracza poza podstawy. Ale możemy również podjąć pewne działania zapobiegawcze:
- utworzyć / dołączyć do spotkania testowego na godzinę przed spotkaniem właściwym
- połączyć się przez komputer / laptop, ponieważ powinny być bardziej stabilne (pamiętaj o podłączeniu ładowarki do laptopa)
- zawsze mieć przygotowane urządzenie awaryjne (tablet, telefon)
- upewnić się, że Twoje połączenie internetowe jest stabilne (jeśli to możliwe, wybierz połączenie kablowe zamiast Wi-Fi dla większej stabilności)
- dołączyć do spotkania / być na nie gotowym z co najmniej 5-minutowym wyprzedzeniem
W artykule Avery Blank podkreśla, że problemy techniczne są zwyczajnie frustrujące i mogą negatywnie wpłynąć na to, jak ludzie nas postrzegają, niezależnie od tego, czy byliśmy odpowiedzialni za usterkę, czy nie. Kieruj się tą regułą: zminimalizuj możliwość wystąpienia błędu, aby zmaksymalizować swój wpływ!
2. Rozpraszające tło
Wyobraź sobie, że wchodzisz do pięciogwiazdkowej restauracji i widzisz brudne podłogi i zagracone stoły. W tak zabałaganionym miejscu nawet najlepsze jedzenie pozostawiłoby nieprzyjemny posmak. Aby uniknąć podobnie negatywnej oceny, upewnij się, że pomieszczenie, w którym się znajdujesz, wygląda schludnie – a przynajmniej część widoczna na kamerze.
Jako że problem ten nie istnieje podczas konferencji i spotkań biurowych, gdzie dla utrzymania porządku zatrudniona zostaje konkretna osoba, łatwo o nim zapomnieć podczas spotkań online. Poza generalnym dbaniem o porządek, warto rozważyć następujące kwestie:
- upewnić się, że tło nie odwraca od nas uwagi
- ustawić kamerę na wysokości oczu
- zwrócić uwagę na oświetlenie – twarz powinna być widoczna i dobrze oświetlona
Nie zrozum nas źle: problem nie leży w tym, że siedzisz w kuchni lub Twoje dziecko / zwierzę wbiega w kadr (to nawet pokazuje aspekt Twojego człowieczeństwa), ale w tym, jak „głośne” (= negatywnie rozpraszające) jest Twoje tło i oświetlenie.
Ponadto pamiętaj, że wiele platform konferencyjnych pozwala rozmyć lub całkowicie zastąpić tło na kamerce. To dobra alternatywa!
3. Nieodpowiednia prezentacja
Potraktujmy frazę „wyglądać jak lider” dosłownie. Podczas spotkań online ludzie zapominają o tym, by dobrze zaprezentować nie tylko swoje tło, ale czasem nawet samych siebie. W zaciszu własnego domu nie trzeba martwić się o nieodpowiedni ubiór ani o zaniedbanie pielęgnacji osobistej. Jednak praca zdalna to nadal praca, więc jeśli musimy pojawić się przed kamerą w wymiarze profesjonalnym – należy upewnić się, że prezentujemy się profesjonalnie.
Podobnie jak w przypadku dbania o porządek w tle, kwestia prezentacji dotyczy więcej niż tylko zachowania schludności. Własne krzesło we własnym pokoju może być zbyt wygodne, a w rezultacie sprawiać, że za bardzo się zrelaksujemy. Warto stosować się do kilku wskazówek:
- utrzymywać właściwą (wyprostowaną) postawę – nie opierać się o biurko
- trzymać nogi na ziemi
- siedząc na krześle obrotowym – unikać nadmiernego kręcenia się (lub całkowicie zablokować rotację krzesła)
- nie błądzić za dużo oczami
4. Nieprzystosowanie do komunikacji zdalnej
Komunikacja przez Zoom wymaga innych (bardziej zaawansowanych i wyrafinowanych) kompetencji komunikacyjnych niż komunikacja w biurze lub przed publicznością. Znacznie trudniej jest:
- „wyczuć atmosferę” spotkania
- zarządzać uczestnikami
- wiedzieć, kiedy i jak skutecznie zabrać głos
Jedynie pojedyncze aspekty rzeczywistej komunikacji przekładają się na komunikację zdalną. Dostosowanie się do tego rodzaju przemawiania wymaga dużo czasu i praktyki.
Co więcej, każda platforma (Skype, Zoom, MS Teams, Google Meet itd.) ma swoje własne funkcje, takie jak podział na pokoje lub czaty, którymi można pozytywnie wpłynąć na doświadczenie uczestników, ale też spotęgować ich frustrację, jeśli korzystamy z tych funkcji nieprawidłowo. Poznanie używanego programu od podszewki pozwala skupić się na doskonaleniu umiejętności komunikowania online, zamiast martwić się, czy używamy programu właściwie.
5. Niewyciszony mikrofon
To jedna z najprostszych zmian, jakie można wprowadzić. Cytując Avery Blank: „Liderzy nie powinni jako jedyni mówić podczas spotkań. Powinni też słuchać”. Dlatego gdy inne osoby zabierają głos, nasz mikrofon powinien być wyciszony, by mogły wypowiedzieć się one bez żadnych zakłóceń.
Gdy dzwonimy z hałaśliwego miejsca, jest to dla nas oczywiste, ale powinniśmy to też robić nawet wtedy, kiedy jesteśmy sami w swoim pokoju. Jeśli nie wyposażymy mikrofonu w odpowiednią redukcję szumów, będzie on wychwytywał dźwięki otoczenia, co może rozproszyć uwagę uczestników spotkania. Dodatkowo, przypadkowe kaszlnięcie lub skrzypnięcie krzesła może całkowicie wytrącić kogoś z równowagi. Wycisz swój mikrofon, aby nie martwić się takimi przypadkami!
Co więcej, zachęć innych uczestników do zrobienia tego samego. W zależności od wielkości spotkania, duża liczba niewyciszonych mikrofonów może również spowolnić program i powodować opóźnienia. Dołączając do rozmowy grupowej / webinaru – od razu widać, kto jest świadomy tej kwestii, a kto jej (jeszcze) nie rozumie.
6. Wchodzenie sobie w słowo
W ramach przystosowywania się do komunikacji zdalnej należy również przygotować się na to, że dyskusja na dany temat często trwa dłużej niż w rozmowach twarzą w twarz. Avery Blank zauważa, że zarówno nasze odpowiedzi, jak i odpowiedzi innych uczestników mogą dotrzeć z (często znacznym) opóźnieniem wskutek lagów i powolnego Internetu. Tym samym sugeruje ona, aby dać wszystkim wystarczająco dużo czasu na wypowiedzenie się i nie zabierać głosu, dopóki nie jesteśmy pewni, że ktoś skończył mówić.
W najgorszym przypadku cała rozmowa może pogrążyć się w chaosie, gdy wszyscy uczestnicy wchodzą sobie w słowo, nawet jeśli nie jest to ich intencją. Avery zaznacza, że możliwym rozwiązaniem jest zwyczajne wstrzymanie rozmowy, ponieważ „cisza nigdy nikomu nie zaszkodziła”. Należy zaakceptować, że ze względu na charakter spotkania będzie ono wymagało od wszystkich więcej cierpliwości, a dyskusje mogą być bardziej czasochłonne. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy spotkania są tego świadomi.
Dodatkowo, jeśli na opóźnienie wpływa kwestia techniczna, poproś uczestnika o wyłączenie i ponowne włączenie programu, a jeśli to zawiedzie – urządzenia. Czasami rozwiązanie problemu jest proste.
Jeśli czujesz, że Ty, Twój zespół lub Twoi managerowie i liderzy skorzystaliby ze szkolenia w wyżej wymienionych obszarach, skontaktuj się z Career Angels! Chętnie Cię wesprzemy!
- Umów się na spotkanie z jednym z naszych ekspertów, wysyłając mail bezpośrednio na adres Contact@CareerAngels.eu | Temat: Wideokonferencje
